Vị trí Chuyên viên Hỗ trợ Kinh doanh Dự án chịu trách nhiệm hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, theo dõi và hoàn thiện hồ sơ phục vụ chào giá, dự thầu, ký kết hợp đồng, triển khai, bàn giao - nghiệm thu và thanh toán dự án.
Vị trí này cần đặc biệt phù hợp với môi trường dự án B2B/B2G trong lĩnh vực hạ tầng CNTT, điện nhẹ, thiết bị công nghệ, hệ thống tích hợp; có khả năng làm việc cẩn thận với hồ sơ, chứng từ, hợp đồng, tài liệu kỹ thuật và các đầu mối nội bộ/đối tác để đảm bảo dự án được hỗ trợ đúng tiến độ, đúng hồ sơ, đúng yêu cầu của khách hàng.
2. Mô tả công việc
2.1. Hỗ trợ hồ sơ chào giá, dự thầu và hợp đồng
• Hỗ trợ AM/nhân viên kinh doanh chuẩn bị hồ sơ chào giá, báo giá, hồ sơ đề xuất, hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực và các tài liệu liên quan theo yêu cầu từng dự án.
• Phối hợp với Kỹ thuật/Presales, Mua hàng và TCKT để tổng hợp đầy đủ tài liệu phục vụ chào thầu/dự thầu.
• Hỗ trợ soạn thảo, rà soát hình thức và hoàn thiện hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản làm việc, biên bản xác nhận, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan.
• Theo dõi các mốc cần nộp hồ sơ, thời hạn làm rõ, thời hạn bảo lãnh, thời hạn hiệu lực báo giá/hồ sơ thầu và nhắc việc các bộ phận liên quan.
• Kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất về tên dự án, tên khách hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán trong hồ sơ kinh doanh.
2.2. Rà soát tài liệu hàng hóa, hồ sơ kỹ thuật và chứng từ dự án
• Rà soát, tổng hợp và lưu trữ các tài liệu CO/CQ, catalogue, datasheet, giấy phép, chứng nhận, ủy quyền, tài liệu hãng/NCC và giấy tờ hàng hóa phục vụ công tác chào thầu, đấu thầu, bàn giao, nghiệm thu hàng hóa.
• Phối hợp với Mua hàng/NCC/Hãng để thu thập và cập nhật chứng từ hàng hóa đúng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu.
• Kiểm tra tính nhất quán cơ bản giữa danh mục hàng hóa, model, xuất xứ, thông số kỹ thuật, số lượng, chứng từ và tài liệu đi kèm.
• Hỗ trợ Kỹ thuật/Presales trong việc tập hợp tài liệu kỹ thuật để hoàn thiện bộ hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng hoặc đơn vị thẩm định.
• Cảnh báo kịp thời các thiếu sót về hồ sơ, chứng từ, tài liệu có thể ảnh hưởng đến tiến độ chào thầu, giao hàng, nghiệm thu hoặc thanh toán.
2.3. Soạn thảo công văn, thư từ và điều phối trao đổi
• Soạn thảo công văn, thư từ, email, văn bản trao đổi với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp theo yêu cầu của quản lý trực tiếp hoặc AM phụ trách.
• Hỗ trợ tổng hợp nội dung làm rõ hồ sơ, phản hồi khách hàng, xác nhận tiến độ, xác nhận chứng từ, lịch giao hàng, lịch nghiệm thu.
• Theo dõi các nội dung đã gửi/đã nhận và nhắc các đầu mối phản hồi đúng hạn.
• Đảm bảo văn bản, email, tài liệu gửi ra ngoài có hình thức chỉn chu, đúng thông tin, đúng đối tượng nhận và đúng định hướng của Công ty.
2.4. Hỗ trợ họp, hội thảo, sự kiện và giới thiệu sản phẩm
• Hỗ trợ tổ chức các buổi họp, hội thảo, sự kiện giới thiệu sản phẩm/giải pháp: chuẩn bị tài liệu, in ấn, hậu cần, danh sách khách mời, check-in, biên bản/ghi nhận nội dung chính.
• Phối hợp với Kinh doanh, Marketing, Kỹ thuật và đối tác/hãng để chuẩn bị tài liệu giới thiệu sản phẩm, hồ sơ năng lực, catalogue, slide trình bày.
• Tổng hợp kết quả sau sự kiện/hội thảo và các đầu việc cần theo dõi tiếp theo.
2.5. Quản lý, lưu trữ và chuẩn hóa hồ sơ
• Quản lý, lưu trữ bản mềm/bản cứng các hồ sơ liên quan đến khách hàng, dự án, báo giá, hợp đồng, phụ lục, công văn, hồ sơ thầu, chứng từ hàng hóa, nghiệm thu và thanh toán.
• Sắp xếp hồ sơ theo cấu trúc thống nhất, dễ tra cứu, dễ bàn giao và phục vụ kiểm tra nội bộ khi cần.
• Đề xuất cải tiến biểu mẫu, checklist, bảng theo dõi và cách thức lưu trữ hồ sơ để giảm sai sót và tăng hiệu quả phối hợp.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp và Ban Lãnh đạo phù hợp với chức năng nhiệm vụ của vị trí.
