1. Tiếp nhận & lập kế hoạch dự án/ công trình
- Tiếp nhận thông tin dự án được phân công phụ trách
- Phối hợp với Phòng QS Khối lượng lập mời thầu cho các gói thầu
- Xác định phạm vi, loại gói thầu, hình thức mời thầu/ đấu thầu và timeline triển khai.
- Kiểm tra sự phù hợp về khối lượng giữa mời thầu và hồ sơ thiết kế.
- Khảo sát giá vật tư, vật liệu, thiết bị, nhân công phục vụ việc xây dựng giá ước tính gói thầu PTE (Pre-Tender Estimate) để đàm phán giá gói thầu
- Lập kế hoạch mời thầu, trình phê duyệt.
2. Chuẩn bị & phát hành Hồ sơ mời thầu (HSMT)
- Xây dựng danh sách nhà thầu phù hợp (3-5 nhà cung cấp đủ năng lực).
- Soạn Hồ sơ mời thầu (phần thương mại, điều khoản, tiến độ).
- Phối hợp bộ phận kỹ thuật rà soát bản vẽ, khối lượng, điều kiện tiên quyết.
- Phát hành hồ sơ mời thầu, giải đáp thắc mắc và hướng dẫn nhà thầu.
3. Đánh giá hồ sơ dự thầu và Quản lý hợp đồng
- Tiếp nhận và gửi thầu qua email.
- Chấm điểm kỹ thuật - thương mại, lập bảng so sánh.
- Chủ trì thương thảo giá với nhà thầu xếp hạng cao nhất.
- Tổng hợp hồ sơ của các nhà thầu, chuyển tiếp thông tin tới Bộ phận liên quan để thực hiện chấm thầu.
- Thực hiện phối hợp với các phòng liên quan như: pháp chế, kế toán để thương thảo và chốt các điều khoản Hợp đồng.
- Quản lý và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, đảm bảo các phát sinh nằm trong ngân sách cho phép.
- Lập và cập nhật dòng tiền thanh toán, ngân hàng giá
- Thiết lập hệ thống dự báo xu hướng giá cả các vật liệu cơ bản để có chiến lược đàm phán kịp thời
4. Hỗ trợ cấp quản lý duy trì và phát triển nguồn cung
- Cùng với Ban TGĐ thực hiện phân tích và đánh giá năng lực nhà thầu hàng năm để tối ưu hóa danh bạ nguồn cung.
- Duy trì mối quan hệ lâu dài với các nhà thầu cũ và chủ động tìm kiếm nhà thầu mới tiềm năng.
- Thường xuyên cập nhật công nghệ, vật liệu mới và chủ động tìm kiếm thêm nhà thầu. Thử nhiệm, kiểm tra năng lực thực hiện, bổ sung vào danh bạ nguồn cung, nếu đạt yêu cầu.
- Đánh giá năng lực, kinh nghiệm, pháp lý, tài chính của nhà thầu.
- Đề xuất bổ sung hoặc loại bỏ nhà thầu dựa trên kết quả thực tế.
- Đề xuất điều chỉnh, cải tiến quy trình và biểu mẫu đấu thầu.
- Phối hợp triển khai đánh giá nhà thầu trước, trong và sau dự án
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác:
- Báo cáo định kỳ cho Ban TGĐ cũng là Chủ đầu tư về các dự án đang quản lý
- Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp hoặc các phòng ban liên quan để hoàn thành mục tiêu chung của tiến độ dự án nói riêng và Công ty nói chung.
- Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo của TGĐ (Chủ đầu tư)
