- Lập kế hoạch mua hàng:
- Tiếp nhận đề xuất mua vật tư, linh kiện, thiết bị từ bộ phận Bảo trì theo nhu cầu sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất.
- Phối hợp với Kho và Bảo trì để rà soát tồn kho, tránh mua dư hoặc thiếu.
- Tổng hợp và lên kế hoạch mua vật tư theo tuần/tháng hoặc theo kế hoạch bảo trì đã được phê duyệt.
2. Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp:
- Tìm kiếm các nhà cung cấp chuyên về vật tư, thiết bị kỹ thuật (cơ khí, điện, khí nén…) có uy tín.
- Đánh giá khả năng cung ứng, thời gian đáp ứng, chính sách bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật.
- Duy trì và cập nhật danh sách nhà cung cấp vật tư tin cậy, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và giá cả hợp lý.
3. Báo giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Gửi yêu cầu báo giá theo đúng thông số kỹ thuật và yêu cầu từ bộ phận Bảo trì.
- Lập bảng so sánh giá, điều kiện thương mại, thời gian giao hàng.
- Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp tối ưu và trình phê duyệt theo quy trình nội bộ.
4. Thực hiện đặt hàng và theo dõi
- Soạn thảo, phối hợp với các phòng ban liên quan (Pháp chế, Kế toán) để lập và kiểm tra hợp đồng mua bán với nhà cung cấp đảm bảo các điều khoản về giá, chất lượng, tiến độ và điều kiện thanh toán.
- Trình Ban Giám đốc phê duyệt và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp theo quy trình công ty.
- Lập đơn đặt hàng (PO) dựa trên hợp đồng đã ký, gửi xác nhận đến nhà cung cấp.
- Theo dõi tiến độ giao hàng, liên hệ nhà cung cấp xử lý các vấn đề phát sinh như giao chậm, thiếu hoặc sai hàng.
5. Kiểm tra và điều phối nhập hàng
- Thông báo lịch nhận hàng cho Kho và Bảo trì.
- Phối hợp kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào với bộ phận liên quan.
- Phối hợp xử lý khi phát hiện hàng lỗi, hàng không đúng thông số kỹ thuật, lập biên bản và làm việc với NCC để đổi/trả.
6. Xử lý thanh toán
- Tập hợp đầy đủ chứng từ hợp lệ (báo giá, hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận…).
- Lập đề nghị thanh toán, gửi Phòng Kế toán theo đúng tiến độ và hình thức thanh toán.
- Theo dõi quá trình thanh toán, phối hợp xử lý nếu phát sinh vướng mắc với NCC.
7. Công việc khác
- Cập nhật và tổng hợp chi phí, tiến độ mua hàng để báo cáo.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan theo quy định.
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.
