1. Lập kế hoạch mua các loại hàng: nhập khẩu, dược phẩm, bao bì, gimic, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, dịch vụ, lương thực theo ngày/tuần/tháng/quý/năm.
- Nhận yêu cầu mua hàng được duyệt từ các bộ phận liên quan, xem xét tính hợp lý, tổng hợp xử lý tồn kho, ngân sách mua hàng để lên kế hoạch mua hàng và trình duyệt Giám đốc Cung ứng kế hoạch mua hàng.
- Tổng hợp tất cả các mặt hàng đúng cần mua, số lượng, thời gian cung ứng, hoạch định ngân sách để lên kế hoạch chi tiết mua từng loại hàng theo ngày/tuần/tháng/quý/năm với giá tốt nhất.
- Cung cấp kế hoạch sản xuất/mua hàng được duyệt, số lượng, thời gian có hàng, hàng mẫu (nếu có) qua các bộ phận liên quan Marketing, Sale, Y Khoa,… để lên kế hoạch truyền thông bán hàng.
2. Tìm kiếm, đánh giá, đàm phán lựa chọn, ký kết hợp đồng và quản lý thông tin nhà sản xuất / nhà cung cấp:
- Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn (tối thiểu 3 NCC nếu không độc quyền), đàm phán và ký hợp đồng dựa trên các tiêu chí: giá cả tốt nhất, chất lượng phù hợp, điều kiện thanh toán, thời gian và phương thức giao hàng, chính sách chiết khấu/hậu mãi, công nợ, dịch vụ tốt nhất.
- Đối với mặt hàng mới mua lần đầu thì cần tìm ra được sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng của công ty và lập danh sách NCC phù hợp và đánh giá theo tiêu chí quy định.
- Thực hiện việc liên hệ nhà cung cấp, đàm phán để có mức giá tốt nhất, thương thảo hợp đồng với mọi điều kiện tốt nhất được nêu ở trên.
- Làm bảng phân tích so sánh các tiêu chí nhà cung cấp trình Giám đốc Cung ứng duyệt à tiến hành soạn thảo hợp đồng/ xử lý thông tin hợp đồng và đàm phán ký kết giao dịch mua hàng.
- Quản lý cập nhật thông tin nhà cung cấp trong phần mềm, quản lý doanh số mua hàng tích lũy để có mức chiết khấu tốt nhất.
- Xây dựng và cập nhật tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp theo từng ngành hàng, thời điểm giá cả thị trường. Đánh giá nhà cung cấp định kỳ 3-6 tháng hoặc 01 năm/lần.
3. Thực thi mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán, bàn giao/cấp phát hàng hóa dịch vụ theo quy trình qui định:
- Thực hiện đặt hàng theo hợp đồng đã duyệt, theo dõi tiến độ, duyệt mẫu và thông báo thời gian nhận hàng cho các bộ phận.
- Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, thực hiện hồ sơ thanh toán đúng hợp đồng.
- Quản lý hàng hóa/dịch vụ đã mua: số lượng, chất lượng, thời hạn sử dụng, bảo quản, kiểm kê định kỳ (nếu có).
- Quản lý việc cấp phát và bàn giao sử dụng cho các bộ phận liên quan đúng qui trình qui định, kiểm soát định mức cấp phát theo qui định.
- Cập nhật phần mềm, lưu trữ hồ sơ mua hàng, lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp.
4. Báo cáo công việc hàng Ngày/Tuần/Tháng:
- Báo cáo kế hoạch, hiệu quả và ngân sách mua hàng.
- Báo cáo Danh sách phân tích nhà cung cấp.
- Báo cáo tồn kho hàng hóa
- Tổng hợp hoạt động ngày/tuần, nêu khó khăn – hướng khắc phục và lập kế hoạch tuần tiếp theo.
