MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Vị trí này chịu trách nhiệm triển khai hồ sơ các dự án do Ban Lãnh đạo phát triển — từ chuẩn bị hồ sơ chào thầu, theo dõi quá trình triển khai, đến đóng gói hồ sơ nghiệm thu và quyết toán. Đây là vai trò quan trọng đảm bảo các dự án của được triển khai bài bản, tuân thủ cam kết hợp đồng và hoàn tất thủ tục pháp lý đúng quy định.
Báo cáo trực tiếp cho: CEO.
Địa điểm làm việc: TP.HCM
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Chuẩn bị hồ sơ chào thầu, hồ sơ dự án
● Tiếp nhận thông tin dự án từ Ban Lãnh đạo, đọc và phân tích Hồ sơ Mời thầu (HSMT) hoặc yêu cầu chào giá của đối tác.
● Lập checklist các tài liệu cần chuẩn bị và phối hợp với các phòng ban liên quan (kỹ thuật, đào tạo, tài chính, pháp lý) để thu thập đầy đủ.
● Soạn thảo và hoàn thiện các tài liệu trong hồ sơ chào thầu/dự thầu: đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính, hồ sơ năng lực, các tài liệu chứng minh kinh nghiệm.
● Đảm bảo hồ sơ tuân thủ đầy đủ yêu cầu của bên mời thầu/đối tác và các quy định pháp luật liên quan.
● Nộp hồ sơ đúng hạn theo hình thức quy định (E-GP hoặc trực tiếp).
Theo dõi triển khai dự án
● Phối hợp với các phòng ban liên quan lập kế hoạch triển khai chi tiết: tiến độ, ngân sách, nhân sự, các mốc bàn giao.
● Theo dõi tiến độ thực hiện so với cam kết trong hợp đồng, chủ động cảnh báo sớm các rủi ro về tiến độ, chất lượng, chi phí.
● Là đầu mối làm việc với bên mời thầu/đối tác trong suốt quá trình triển khai: báo cáo định kỳ, xử lý các vấn đề phát sinh, làm rõ các yêu cầu thay đổi.
● Quản lý hồ sơ bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có).
Đóng gói nghiệm thu và quyết toán
● Tổng hợp các bằng chứng triển khai (proof of execution): biên bản, báo cáo, hình ảnh, danh sách học viên, đánh giá chất lượng, v.v.
● Soạn thảo hồ sơ nghiệm thu theo từng giai đoạn và nghiệm thu cuối kỳ, làm việc với bên mời thầu/đối tác để hoàn tất ký kết.
● Phối hợp với phòng kế toán/tài chính để hoàn tất hồ sơ thanh toán, quyết toán hợp đồng.
● Lưu trữ hồ sơ dự án hoàn chỉnh phục vụ kiểm toán nội bộ và làm tài liệu tham chiếu cho các dự án sau.
Hệ thống hóa tài liệu
● Xây dựng và duy trì thư viện hồ sơ năng lực, tài liệu chuẩn (template) phục vụ chuẩn bị hồ sơ chào thầu.
● Quản lý cơ sở dữ liệu các dự án đã triển khai và bài học kinh nghiệm.
