1. Kiểm soát & Sắp xếp Thanh toán:
- Kiểm soát chứng từ: Rà soát và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ thanh toán theo đúng quy định nội bộ và yêu cầu của ngân hàng.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Lập kế hoạch phân bổ các khoản thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, L/C, bảo lãnh, tiền vay) dựa trên dòng tiền thực tế và cam kết với nhà cung cấp.
- Đảm bảo tiến độ thanh toán: Thực hiện thanh toán chính xác, đúng hạn qua ngân hàng hoặc các công cụ tài trợ thương mại; chuẩn hóa quy trình phối hợp minh bạch với bộ phận Kế toán.
- Theo dõi giao dịch: Giám sát trạng thái lệnh chuyển tiền và chủ động phối hợp với ngân hàng để xử lý nhanh các sự cố, tra soát phát sinh.
2. Quản lý Giao dịch & Quan hệ Ngân hàng:
- Quản lý tài khoản: Đầu mối thực hiện thủ tục mở, đóng, quản lý biến động số dư và tính bảo mật của tất cả các tài khoản, thẻ ngân hàng của công ty.
- Thương lượng dịch vụ: Chủ động đàm phán, thương lượng các điều khoản, biểu phí dịch vụ ngân hàng (phí chuyển tiền, phí Trade Finance) và tối ưu lãi suất tiền gửi/vay.
- Thực hiện giao dịch: Trực tiếp thực hiện/giám sát các lệnh chuyển tiền, nhận tiền, đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật cao.
- Nghiệp vụ tiền mặt: Thực hiện rút/nộp tiền mặt tại ngân hàng phục vụ quỹ công ty khi có yêu cầu.
3. Thanh toán Quốc tế & Tài trợ Thương mại:
- Quản lý thanh toán quốc tế: Thực hiện thanh toán qua các phương thức T/T, L/C, D/P, D/A... Kiểm tra, bổ sung chứng từ sau thanh toán hợp lệ theo yêu cầu của ngân hàng và quy định ngoại hối.
- Tuân thủ quy định ngoại hối: Quản lý hạn mức ngoại tệ, tối ưu chi phí chuyển đổi tỷ giá; thực hiện các thủ tục và báo cáo Ngân hàng Nhà nước (NHNN) khi có phát sinh.
- Tài trợ thương mại: Trực tiếp làm việc với ngân hàng để hoàn thiện hồ sơ phát hành/sửa đổi/thanh toán L/C thông thường, UPAS L/C và các loại bảo lãnh ngân hàng. Theo dõi thời hạn chứng từ, phí và ký quỹ liên quan
- Phối hợp nội bộ: Đầu mối làm việc với phòng xuất nhập khẩu để theo dõi tiến độ đơn hàng, chứng từ thanh toán. Tư vấn quy trình thanh toán quốc tế cho các phòng ban liên quan.
4. Báo cáo và cải tiến quy trình:
- Lập báo cáo: Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình trạng thanh toán và tổng hợp các vấn đề phát sinh
- Cải tiến quy trình: Đề xuất các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu suất kiểm soát và tinh gọn quy trình thanh toán
- Thắt chặt kiểm soát nội bộ: Hỗ trợ Trưởng phòng Tài chính trong việc rà soát, cập nhật và hoàn thiện các quy chế kiểm soát nội bộ
- Thực hiện công việc phát sinh: Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến tài chính theo điều động của cấp trên.
