1. Soạn báo giá, hợp đồng, đơn hàng
- Tiếp nhận yêu cầu từ bộ phận Sales hoặc khách hàng
- Kiểm tra thông tin: giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng
- Lên Sales Order / Purchase Order / Báo giá trên hệ thống
2. Theo dõi đơn hàng, giao hàng, thanh toán
- Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng từ lúc xác nhận đến khi giao hàng hoàn tất
- Phối hợp với kho / sản xuất / logistics để đảm bảo giao hàng đúng số lượng và thời gian
- Cập nhật trạng thái đơn hàng cho Sales và khách hàng
- Theo dõi công nợ, thời hạn thanh toán
- Nhắc thanh toán, hỗ trợ cung cấp chứng từ (hóa đơn, biên bản giao nhận)
- Báo cáo các trường hợp chậm giao hàng hoặc chậm thanh toán
3. Cập nhật dữ liệu khách hàng trên hệ thống
- Nhập mới và cập nhật thông tin khách hàng: tên công ty, người liên hệ, địa chỉ, MST
- Cập nhật lịch sử giao dịch, đơn hàng, báo giá
- Phân loại khách hàng theo khu vực, nhóm ngành, mức doanh thu
- Hỗ trợ Sales khai thác dữ liệu để chăm sóc và phát triển khách hàng
4. Hỗ trợ đội ngũ Sales & phối hợp phòng ban
- Hỗ trợ Sales các công việc hành chính để Sales tập trung bán hàng
- Làm việc với kế toán về hóa đơn, công nợ, chứng từ thanh toán
- Làm việc với kho / logistics về xuất hàng, giao nhận
- Phối hợp với CSKH xử lý yêu cầu, phản hồi của khách
5. Làm báo cáo doanh số, báo cáo bán hàng
- Tổng hợp dữ liệu bán hàng theo ngày/tuần/tháng
- Theo dõi doanh số theo từng Sales, khách hàng, sản phẩm
- Lập báo cáo tình hình đơn hàng, công nợ, tồn kho liên quan
6. Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng
- Tiếp nhận phản hồi về sai sót đơn hàng (sai số lượng, giá, sản phẩm)
- Phối hợp các bộ phận liên quan để xử lý nhanh chóng
