Sales Admin – Sales Support & Operations

Mục tiêu vị trí: Hỗ trợ hoạt động kinh doanh và vận hành của bộ phận Sales, đặc biệt cho các thương hiệu Liebherr và Foster thông qua việc theo dõi đơn hàng, xử lý hồ sơ, phối hợp nội bộ, hỗ trợ khách hàng và theo dõi tiến độ công việc nhằm đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra hiệu quả và chuyên nghiệp.

Mô tả công việc:

Hỗ trợ kinh doanh & vận hành:

• Hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho các thương hiệu Liebherr và Foster.
• Xử lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng và các hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng, lịch giao hàng và thanh toán.
• Cập nhật dữ liệu khách hàng, dữ liệu bán hàng và hệ thống quản lý nội bộ.
• Hỗ trợ đội ngũ Sales trong quá trình tư vấn và chăm sóc khách hàng.

Theo dõi & phối hợp Sales Team:

• Theo dõi lịch họp, sắp xếp lịch họp định kỳ cho bộ phận Sales.
• Ghi nhận nội dung họp, tổng hợp biên bản họp và theo dõi các đầu việc sau họp.
• Theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ cập nhật báo cáo từ đội ngũ Sales.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo tiến độ công việc.

Chăm sóc khách hàng & Báo cáo:

• Tiếp nhận và xử lý các phản hồi từ khách hàng.
• Theo dõi và hỗ trợ khách hàng trong quá trình bán hàng và hậu mãi.
• Lập báo cáo kinh doanh tuần/tháng/quý theo yêu cầu.
• Hỗ trợ quản lý hồ sơ, hợp đồng và các tài liệu kinh doanh.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Position Objective: Support the Sales team and business operations, especially for Liebherr and Foster brands by handling sales documentation, order follow-up, internal coordination, customer support, and sales operation tracking to ensure efficient and professional sales processes.

Job Responsibilities:

Sales Support & Operations:

• Support sales operations for Liebherr, Foster, and Miele brands.
• Handle quotations, orders, contracts, and related sales documents.
• Follow up order status, delivery schedules, and payment progress.
• Update customer information, sales data, and internal systems.
• Support the Sales team in customer consultation and follow-up activities.

Sales Team Coordination:

• Follow up and arrange weekly/monthly meeting schedules for the Sales team.
• Prepare meeting minutes, summarize key discussions, and follow up action items after meetings.
• Track task progress and support reporting updates from the Sales team.
• Coordinate with related departments to ensure smooth operations and task completion.

Customer Support & Reporting:

• Receive and handle customer inquiries and feedback professionally.
• Support customers during sales and after-sales processes.
• Prepare weekly/monthly/quarterly sales reports.
• Manage sales records, contracts, and related documents.
• Perform other tasks assigned by the Direct Manager and Board of Directors.