I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Allocation & Replenishment Planner là người chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời hàng tồn — từ phân bổ ban đầu, bổ sung định kỳ (top-up), điều chuyển giữa các điểm bán (transfer), đến theo dõi tình trạng tồn kho trên tất cả kênh và thị trường.
Allocation & Replenishment Planner phối hợp chặt với MER để theo dõi và push tiến độ kế hoạch hàng hóa, đảm bảo nhận thông tin ETA sớm nhất để lên allocation plan kịp thời.
Mục tiêu cốt lõi: đúng hàng — đúng nơi — đúng lúc. Không để cửa hàng hết hàng bán chạy, không để tồn kho ứ đọng sai điểm bán, và kiểm soát aging inventory chủ động trước khi trở thành gánh nặng.
II. NHIỆM VỤ CHÍNH
A. Phân bổ & điều phối hàng đến điểm bán (~40%)
• Lập lệnh top-up (bổ sung hàng) cho từng cửa hàng offline VN dựa trên sell-out thực tế và mức tồn kho tối thiểu đã thiết lập
• Xử lý transfer hàng giữa các cửa hàng VN khi phát hiện lệch phân bổ: cửa hàng A tồn nhiều — cửa hàng B thiếu cùng SKU
• Điều phối hàng sang thị trường Singapore và Thailand
– Lên kế hoạch số lượng và SKU gửi sang dựa trên sell-out và tồn kho tại SG/TH
– Phối hợp Logistics & Warehouse để đảm bảo lô hàng xuất đúng hạn, đúng chứng từ
– Xử lý tình huống stranded inventory tại SG/TH: đề xuất liquidation, chuyển sang kênh khác hoặc markdown tại chỗ
• Quản lý phân bổ hàng cho kênh online: Shopee, TikTok Shop, Website — đảm bảo listing inventory đủ, không để OOS trên sàn
• Ưu tiên phân bổ theo grading cửa hàng và size curve thực tế — không phân bổ đồng đều cứng nhắc
B. Theo dõi & push tiến độ kế hoạch hàng từ MER (~20%)
• Phối hợp chặt với team Merchandising (MER) để theo dõi tiến độ kế hoạch hàng hóa theo từng collection và đơn restock
• Push MER cung cấp ETA hàng về theo milestone hàng tuần — đảm bảo nhận thông tin đủ sớm để chuẩn bị allocation plan
• Cập nhật bảng theo dõi ETA tập trung: ghi nhận thay đổi ngay khi có thông tin mới từ MER
• Cảnh báo nội bộ (Sales, Demand Planner, MKT) khi phát hiện delay ETA có ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng
C. Báo cáo & hỗ trợ ra quyết định (~20%)
• Gửi Weekly Inventory Report mỗi đầu tuần: SOH theo kênh/thị trường, top SKU bán chạy, SKU sắp OOS, aging alert
• Hỗ trợ Demand Planner tổng hợp dữ liệu tồn kho phục vụ forecast tháng tiếp theo
• Chuẩn bị số liệu tồn kho review hàng tháng: inventory value, aging %, STR theo brand
• Đề xuất cải thiện quy trình phân bổ và top-up dựa trên pattern quan sát được theo thời gian
D. Quản trị & theo dõi hàng hóa toàn trình (~20%)
Theo dõi trạng thái hàng theo từng giai đoạn
• Duy trì bảng theo dõi trạng thái hàng hóa toàn trình theo từng collection và đơn restock: Đang sản xuất → Đang vận chuyển → Đã về kho → Đang phân bổ → Đang bày bán
• Cập nhật trạng thái kịp thời khi có thay đổi từ MER (ETA mới, delay, số lượng điều chỉnh) hoặc từ Warehouse (hàng về thực tế)
• Đảm bảo mọi bộ phận liên quan (Sales, MKT, Demand Planner) luôn có thông tin tình trạng hàng chính xác và nhất quán — một nguồn dữ liệu duy nhất
Đối chiếu kế hoạch vs thực tế (Plan vs Actual)
• Đối chiếu số lượng hàng về thực tế so với kế hoạch ban đầu theo từng collection: đúng SKU, đúng qty, đúng tiến độ
• Ghi nhận và phân tích các khoản lệch: thiếu hàng, trễ hàng, sai cơ cấu size/màu so với kế hoạch phân bổ đã lập
• Tổng hợp báo cáo Plan vs Actual theo tháng — cung cấp cho Demand & Supply Planning Manager để cải thiện độ chính xác forecast và kế hoạch thu mua
Quản lý master data hàng hóa
• Duy trì danh sách SKU chính xác và cập nhật: mã sản phẩm, tên, danh mục, thương hiệu, giá bán, trạng thái (đang bán / ngừng bán / hết hàng)
• Phát hiện và báo cáo sai lệch dữ liệu sản phẩm giữa các hệ thống (POS, sàn TMĐT, kho) — phối hợp các bộ phận liên quan để chuẩn hóa
• Hỗ trợ onboard SKU mới lên hệ thống trước khi hàng về kho: đảm bảo dữ liệu sẵn sàng để phân bổ và tracking ngay khi hàng nhập
III. PHỐI HỢP LIÊN PHÒNG BAN
Merchandising (MER)
Theo dõi & push tiến độ kế hoạch hàng hóa từ MER (MER là đầu mối trực tiếp với xưởng); nhận thông tin ETA hàng về để lên plan phân bổ
Sales Offline (VN, SG, TH)
Nhận yêu cầu top-up từ cửa hàng; phối hợp xác nhận lệnh transfer, điều chỉnh theo sell-out thực tế
Sales Online / ECOM
Đảm bảo tồn kho đủ trên Shopee, TikTok Shop, Website; xử lý lệnh bổ sung hàng kênh online
Demand Planner
Nhận forecast và allocation target theo tháng để triển khai phân bổ thực tế
Warehouse / Logistics
Phát lệnh xuất kho (top-up, transfer); theo dõi vận chuyển liên cửa hàng và quốc tế (SG/TH)
Finance / CEO
Báo cáo tồn kho, hiệu quả phân bổ, aging inventory theo tháng
