Trưởng Bộ phận Vật tư (Mua hàng)

I. TRÁCH NHIỆM CHÍNH & NHIỆM VỤ CỤ THỂ
1. Chiến lược Nguồn cung ứng & Đàm phán (Sourcing Strategy & Negotiation)
• Xây dựng Chiến lược Nguồn cung: Phát triển và thực thi chiến lược mua hàng (dài hạn và ngắn hạn), bao gồm chiến lược tìm kiếm đa nguồn cung (multi-sourcing) hoặc tập trung nguồn cung (single-sourcing) để tối thiểu hóa rủi ro và chi phí.
• Quản lý Hợp đồng Khung: Dẫn đầu các cuộc đàm phán quan trọng về giá, điều khoản thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms), và hợp đồng khung dài hạn với các nhà cung cấp chiến lược.
• Phân tích Chi phí Tổng thể (Total Cost of Ownership - TCO): Liên tục phân tích và đánh giá tổng chi phí nhập hàng (bao gồm giá mua, vận chuyển, bảo hiểm, thuế, và chi phí tồn kho) để đưa ra quyết định mua hàng tối ưu.
• Quản lý Danh mục Sản phẩm: Làm việc với đội ngũ Bán hàng và Marketing để hiểu rõ nhu cầu sản phẩm mới và tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp cho các sản phẩm tiềm năng.
2. Quản lý Hiệu suất Nhà Cung cấp (Supplier Relationship Management)
• Đánh giá & Chọn lọc: Thiết lập quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mới, bao gồm kiểm tra chất lượng, năng lực sản xuất, và độ tin cậy.
• Theo dõi Hiệu suất: Thiết lập và giám sát các chỉ số hiệu suất của nhà cung cấp (KPIs) như On-Time-In-Full (OTIF), Chất lượng Sản phẩm (Quality), và Thời gian Phản hồi (Responsiveness).
• Quản lý Rủi ro: Chủ động nhận diện và quản lý các rủi ro liên quan đến nguồn cung (rủi ro địa chính trị, biến động tỷ giá, phá sản nhà cung cấp) và xây dựng các kế hoạch dự phòng.
3. Phối hợp Nội bộ & Vận hành Mua hàng
• Liên kết với Supply Planning: Phối hợp chặt chẽ với Supply Planner để chuyển Kế hoạch Mua hàng thành các Đơn đặt hàng (POs) hiệu quả và kịp thời. Đảm bảo các điều khoản mua hàng phù hợp với kế hoạch tồn kho và thời gian giao hàng.
• Giám sát PO: Giám sát quy trình mua hàng từ khi tạo PO, theo dõi tiến độ sản xuất/đóng gói tại nhà cung cấp, đến khi hàng sẵn sàng xuất xưởng.
• Phối hợp Logistics Đầu vào: Làm việc với Bộ phận Logistics để đảm bảo việc vận chuyển quốc tế và thủ tục hải quan diễn ra trôi chảy, giảm thiểu chi phí và thời gian chờ.
4. Lãnh đạo và Phát triển Đội ngũ
• Quản lý Đội ngũ: Quản lý, hướng dẫn, và đánh giá hiệu suất của đội ngũ Procurement.
• Thiết lập Quy trình: Phát triển và duy trì các Quy trình Vận hành Chuẩn (SOPs) trong mua hàng để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ (Compliance).
• Đào tạo: Đảm bảo đội ngũ có kỹ năng đàm phán và hiểu biết sâu sắc về các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms) và rủi ro ngoại tệ.
II. CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT (KPIs)
• Tiết kiệm Chi phí (Cost Savings/Cost Avoidance): % chi phí mua hàng giảm so với ngân sách hoặc kỳ trước.
• Hiệu suất Nhà Cung cấp: Tỷ lệ Giao hàng Đúng hẹn (OTIF) và Tỷ lệ Lỗi Chất lượng (Defect Rate) của nhà cung cấp.
• Tối ưu Hóa Thanh toán: Cải thiện điều khoản thanh toán (ví dụ: kéo dài thời gian tín dụng) để tối ưu hóa dòng tiền.
• Giảm Thời gian Chờ: Giảm thiểu Lead Time từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng tại kho.
• Độ Tuân thủ Hợp đồng: Tỷ lệ đơn hàng tuân thủ các điều khoản hợp đồng đã ký.