- Phòng ban: Phòng HCNS
- Quản lý trực tiếp: Phó Tổng Giám đốc
Vai trò:
- Chịu trách nhiệm liên quan đến các hoạt động trong mảng Hành chính và Nhân sự tại Công ty.
- Đảm bảo hệ thống nhân sự vận hành hiệu quả, đúng pháp luật và phù hợp chiến lược kinh doanh.
- Xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật, gắn kết nhân viên.
- Tham mưu, tư vấn các vấn đề về Hành chính Nhân sự cho Ban Lãnh đạo.
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
I. Công tác về Nhân sự
1. Chiến lược nhân sự
- Xây dựng, triển khai chiến lược nhân sự phù hợp với định hướng phát triển của công ty. (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Chiến lược nhân sự được phê duyệt
- Lập Kế hoạch Định biên hàng năm và dự báo nhu cầu tuyển dụng. (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Kế hoạch Định biên nhân sự được duyệt
2. Thiết kế tổ chức, cơ cấu tổ chức
- Tham mưu cho BLĐ xây dựng SĐTC công ty. (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: SĐTC được ban hành
- Tham mưu cho BLĐ xây dựng hệ thống Quy chế điều hành, phân cấp, phân quyền (uỷ quyền). (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Quy chế điều hành, phân cấp, phân quyền được phê duyệt
- Tham mưu các Phòng ban xây dựng SĐTC các Phòng Ban. (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: SĐTC được ban hành
- Tham mưu cho Lãnh đạo phòng xây dựng hệ thống MTCV cho CBNV (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: MTCV các vị trí được phê duyệt
3. Tuyển dụng
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Kế hoạch Tuyển dụng được duyệt
- Xây dựng Ngân sách tuyển dụng (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Ngân sách Tuyển dụng được duyệt
- Tổ chức phỏng vấn và lựa chọn, đề xuất ứng viên phù hợp. (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Nhân sự mới
4. Đào tạo và phát triển
- Lập kế hoạch đào tạo (Đào tạo nội bộ, đào tạo hội nhập, đào tạo bên ngoài (nếu có). (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Báo cáo kết quả
- Đánh giá hiệu quả đào tạo và năng lực nhân viên (Hàng quý)
Kết quả công việc cần đạt được: Kết quả báo cáo
5. Chế độ và chính sách
- Xây dựng hệ thống Dải lương cho các vị trí tại công ty. (Hàng năm hoặc khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Dải lương được duyệt
- Tham mưu, đề xuất, xây dựng chế độ phúc lợi cho CBNV (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Quy chế phúc lợi được ban hành
- Đảm bảo Lương, thưởng, phúc lợi của CBNV được đầy đủ. (Hàng tháng)
Kết quả công việc cần đạt được: Bảng lương, tờ trình phúc lợi được phê duyệt
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ ốm đau, thai sản của người lao động. (Hàng tháng)
Kết quả công việc cần đạt được: Kết quả C12 của BHXH hàng tháng
- Đảm bảo thực hiện các công tác liên quan đến Thuế TNCN: Kê khai thuế, đăng ký GTGC cho người lao động, Quyết toán thuế TNCN. (Khi có phát sinh hoặc Hàng quý)
Kết quả công việc cần đạt được: Tờ khai thuế TNCN, Danh sách chi tiết khấu trừ thuế TNCN
- Đảm bảo khám sức khoẻ cho CBNV hàng năm theo quy định. (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Tổ chức khám sức khoẻ cho CBNV hàng năm
- Đảm bảo mua BHTN cho CBNV (nếu có). (Hàng năm hoặc khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Thẻ Bảo hiểm sức khoẻ cho CBNV
6. Quan hệ lao động
- Giải quyết các vấn đề về quan hệ lao động. (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Các vấn đề giải quyết đúng quy định, phù hợp pháp luật lao động
- Duy trì mối quan hệ hài hoà giữa Ban lãnh đạo và người lao động.
7. Xây dựng Ngân sách hàng năm
- Hàng năm xây dựng Ngân sách Nhân sự (gồm Lương, thưởng, phúc lợi, chi phí về đào tạo, tuyển dụng, ..) (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Ngân sách Nhân sự được phê duyệt
8. Hệ thống báo cáo
- Xây dựng hệ thốn báo cáo liên quan đến chi phí lương, thưởng, phúc lợi, … (Hàng tháng/Quý/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Báo cáo gửi đến Ban Lãnh đạo
II. Công tác xây dựng hệ thống văn bản quản trị
- Xây dựng hệ thống Văn bản quản trị: Quy chế lương, Quy chế đào tạo, Quy chế đánh giá HQCV, … (Hàng tháng/Quý/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Hệ thống Văn bản quản trị ban hành
- Xây dựng hệ thống Quy trình, Quy định: Quy trình làm việc, hướng dẫn quy trình. (Hàng tháng/Quý/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Hệ thống Quy trình, quy định ban hành
- Hỗ trợ, hướng dẫn các phòng/ban xây dựng quy trình làm việc. (Hàng tháng/Quý/Khi có phát sinh)
- Định kỳ cập nhật, rà soát, sửa đổi các văn bản quản trị tại công ty, cập nhật theo quy định pháp luật: Nội quy lao động, thoả ước lao động (Hàng tháng/Quý/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Văn bản được sửa đổi, cập nhật và ban hành
- Xây dựng hệ thống biểu mẫu phù hợp với quy trình, quy định tại công ty. (Hàng tháng/Quý/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Hệ thống biểu mẫu được ban hành
III. Công tác Hành chính
1. Quản lý Hành chính
- Giám sát công tác lễ tân, văn thư, lưu trữ, bảo vệ, vệ sinh, IT, bếp ăn, tâm linh. (Hàng ngày/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Công tác Lễ tân, văn thư, lưu trữ, bảo vệ, vệ sinh, IT, tâm linh, bếp ăn được thực hiện theo đúng quy định
- Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, ngăn nắp, chuyên nghiệp (Hàng ngày/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Văn phòng làm việc gọn gàng
2. Quản lý tài sản và trang thiết bị
- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, thiết bị. (Hàng tháng/Hàng quý hoặc Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được:Kế hoạch mua sắm, sữa chữa được phê duyệt
- Quản lý việc sử dụng vật tư, văn phòng phẩm. (Hàng tháng/Hàng quý hoặc Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Mua sắm và cấp phát đúng quy định
3. Hồ sơ pháp lý
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp nhân, giấy phép, hợp đồng. (Hàng tuần/Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Hồ sơ lưu trữ theo quy định
- Phối hợp với các bộ phận xử lý các vấn đề pháp lý. (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Báo cáo kết quả cho Lãnh đạo
4. Xây dựng Ngân sách hàng năm
- Hàng năm xây dựng Ngân sách Hành chính (gồm chi phí mua sắm, chi phí điện, nước, sửa chữa tài sản cố định, bếp ăn, đội xe, internet, chi phí CPN, VPP, vé máy bay, ...) (Hàng năm)
Kết quả công việc cần đạt được: Ngân sách Hành chính được phê duyệt
5. Hệ thống báo cáo
- Xây dựng hệ thốn báo cáo liên quan đến chi phí hành chính (Hàng tháng/Quý/ Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Báo cáo gửi đến Ban Lãnh đạo
IV. Văn hoá doanh nghiệp
- Xây dựng các hoạt động gắn kết CBNV như Team building, các hoạt động khác, … (Hàng năm hoặc Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Hoạt động diễn ra
- Xây dựng văn hoá công ty: đề xuất xây dựng văn hoá công ty, … (Hàng tháng/Quý hoặc Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Các hoạt động được Ban Lãnh đạo phê duyệt
V. Các công việc khác
- Phối hợp các Phòng/ban khác trong công ty (Hàng ngày hoặc Khi có phát sinh)
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Trưởng phòng. (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được:Hoàn thành công việc theo chỉ đạo
- Báo cáo ngay cho Cấp trên trực tiếp/ CBLĐ khi có những vấn đề/ sự cố nghiêm trọng vượt quá thẩm quyền xử lý (Khi có phát sinh)
Kết quả công việc cần đạt được: Sự cố được xử lý
IV. TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN
1. TRÁCH NHIỆM
- Đảm bảo các hoạt động Hành chính, Nhân hoạt động đúng pháp luật, đúng quy chế, quy định của công ty.
- Bảo mật thông tin nhân sự và dữ liệu nội bộ.
- Nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu rủi ro về nhân sự và hành chính.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, gắn kết nhân viên.
2. QUYỀN HẠN
- Được quyền đề xuất, tham mưu cho Ban Lãnh đạo về các chính sách nhân sự, hành chính.
- Được phê duyệt trong phạm vi Ngân sách phòng HCNS.
- Được ký các văn bản, quyết định nội bộ liên quan đến chức năng của phòng.
- Được yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin phục vụ công việc.
- Được đại diện Công ty khi làm việc với các cơ quan chức năng theo chức năng, nhiệm vụ và ủy quyền.
V. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Bên trong công ty: Phối hợp với tất cả các Phòng, ban
- Công việc liên quan đến công tác hành chính nhân sự (Thường xuyên hoặc khi có phát sinh)
Mục đích cần đạt được: Phối hợp hoàn thành công việc trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao
Bên ngoài công ty: Chính quyền địa phương và các sở, ban, ngành, đối tác nhà cung cấp
- Công việc liên quan đến công tác hành chính nhân sự, mua sắm liên quan đến Chính quyền địa phương và các sở, ban, ngành, đối tác nhà cung cấp (Khi có kế hoạch hoặc chỉ đạo)
Mục đích cần đạt được: Đảm bảo công tác cung cấp hàng hóa chất lượng, uy tín công tác vận hành công ty được xuyên suốt
VI. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
1. Thời gian làm việc: Hành chính
2. Tính chất công việc: Thường xuyên
3. Môi trường làm việc : Trong nhà - Cố định
4. Phương tiện đi lại : Tự túc
