1. Quản lý và điều hành công tác hành chính
- Tổ chức và kiểm soát toàn bộ hoạt động hành chính của Ban Quản lý KCN.
- Xây dựng và triển khai các quy trình, quy định và tiêu chuẩn hành chính nội bộ.
- Đảm bảo môi trường làm việc, cơ sở vật chất và dịch vụ hành chính vận hành ổn định, chuyên nghiệp.
- Kiểm soát công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu và ban hành văn bản nội bộ theo đúng quy định.
2. Quản lý tài sản, cơ sở vật chất và hậu cần
- Quản lý việc mua sắm, cấp phát, kiểm kê và theo dõi tài sản, trang thiết bị văn phòng.
- Kiểm soát ngân sách hành chính, chi phí vận hành văn phòng và chi phí dịch vụ.
- Đảm bảo công tác hậu cần phục vụ:
- Hội họp
- Sự kiện
- Tiếp đón đối tác
- Công tác nội bộ
- Chuyên gia và khách VIP
- Giám sát hoạt động:
- Văn phòng
- Xe đưa đón
- Nhà ăn
- Vệ sinh
- Cây xanh
- An ninh
- Bảo trì cơ sở vật chất
3. Quản lý nhà thầu và dịch vụ hành chính
- Làm việc và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ hành chính.
- Đánh giá chất lượng dịch vụ của các đơn vị:
- Bảo vệ
- Vệ sinh
- Canteen
- Dịch vụ vận chuyển
- Văn phòng phẩm
- Bảo trì kỹ thuật
- Theo dõi việc thực hiện cam kết dịch vụ, xử lý các vấn đề phát sinh và đề xuất cải tiến chất lượng vận hành.
4. Công tác quản trị nội bộ và tuân thủ
- Kiểm tra việc tuân thủ nội quy, quy định và tiêu chuẩn hành chính tại các khu vực làm việc.
- Phối hợp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc chuyên nghiệp và kỷ luật.
- Tham gia triển khai các chương trình:
- 5S
- ESG
- An toàn nội bộ
- Chuyển đổi số hành chính
- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác thanh tra, kiểm tra và đánh giá nội bộ.
5. Quản lý nhân sự bộ phận
- Phân công, điều phối và giám sát công việc của nhân sự hành chính.
- Đào tạo, hướng dẫn và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong bộ phận.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự, ngân sách và mục tiêu hoạt động định kỳ cho bộ phận hành chính.
6. Báo cáo và công việc khác
- Thực hiện các báo cáo định kỳ về:
- Chi phí hành chính
- Tài sản
- Vận hành nội bộ
- Hiệu quả dịch vụ
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban lãnh đạo.
