HR -Admin Executive

1. Admin:

Hỗ trợ NNN trong suốt quá trình làm việc, sinh sống tại Việt Nam, bao gồm:

• Liên hệ với NNN về những tài liệu họ cần cung cấp trước khi qua VN/ Contacting Expats regarding the documents they need to provide before arriving in Vietnam
• Chuẩn bị tài liệu nộp cơ quan nhà nước xin giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, xin GPLĐ, Visa, thẻ tạm trú cho NNN/ Preparing documents to submit to state authorities for the explanation of the need to employ foreign labor, work permit applications, visa, and temporary residence card
• Đăng ký tạm trú tại cơ quan công an địa phương cho NNN/ Registering temporary residence with the local police for foreign.
• Làm thẻ ngân hàng, Sim điện thoại…/ Opening bank accounts, getting SIM cards…
• Hướng dẫn NNN thủ tục hưởng đóng, nhận tiền bảo hiểm từ cơ quan nhà nước khi NNN nghỉ việc/ Guidelines for Foreign employees on the procedures for Social Insurance contributions, entitlements and claiming payouts from state Authorities upon termination of employment.
• Liên hệ các cơ sở lưu trú để thuê nhà dài hạn cho NNN/ Contacting accommodation providers to arrange long-term housing for foreign.
• Liên hệ các cơ sở lưu trú ngắn hạn cho công nhân viên đi công tác/ Arranging short-term accommodation for staff on business trips.
• Liên hệ với đại lý vé về việc mua vé cho công nhân viên đi công tác/ Coordinating with travel agencies to book business trip tickets for employees
• Đối chiếu công nợ và giải trình thanh toán với bộ phận kế toán/ Reconciling debts and providing payment explanations to the accounting department
• Phối hợp với các phòng ban để nhận, truyền đạt thông tin từ ban giám đốc chính xác, hiệu quả/ Coordinating with departments to ensure accurate and effective communication

2. Công tác Nhân sự/ Human Resources Tasks

• Tuyển dụng: nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, nhận việc, đánh giá sau thử việc.
• Recruitment: Receive recruitment requests from departments, post job advertisements, screen resumes, schedule interviews, onboard new hires, and conduct post-probation evaluations.
• Đào tạo: Hằng năm sắp xếp tổ chức đào tạo các hạng mục theo yêu cầu của cơ quan nhà nước. ngoài ra cũng xét tình hình yêu cầu đào tạo từ các bộ phận mà tổ chức các lớp đào tạo cho phù hợp.
• Training: Annually organize mandatory training sessions as required by government agencies. In addition, arrange appropriate training programs based on departmental needs and requests.
•  Phối hợp hỗ trợ các phòng ban (tự đào tạo) khi nhận thông tin đào tạo từ các phòng ban: Chuẩn bị phòng họp, bảng, máy chiếu, sắp xếp bàn ghế…
• Support departments with self-organized training sessions upon request: prepare meeting rooms, whiteboards, projectors, seating arrangements, etc
• Tính lương cho CNV hàng tháng, Theo dõi ngày công, phép năm và nghỉ việc của nhân viên.
• Payroll: Monitor employee attendance, annual leave, and terminations; process monthly payroll for all staff.
• Thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, thuế TNCN và các chế độ phúc lợi khác cho nhân viên.
• Social Insurance and Benefits: Handle procedures related to social insurance, health insurance, personal income tax, and other employee welfare policies.
• Hỗ trợ tổ chức các chương trình thường niên của công ty: du lịch, team building, tiệc cuối năm… (liên hệ nhà hàng, thiết kế chương trình, đề xuất quà-giải thưởng…)
• Company Events: Assist in organizing annual company events such as company trips, team building activities, and year-end parties.

3. Công tác Hành chính/ Administrative Tasks

• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị văn phòng/ Manage office supplies, assets, and office equipment
• Quản lý công văn đến-đi của cơ quan nhà nước, hồ sơ lưu trữ hành chính/ Handle incoming and outgoing correspondence with government agencies and maintain administrative records.
• Đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ/ Ensure a tidy and clean working environment.

4. Công việc khác/ Other Tasks

• Quản lý nhóm vệ sinh: kiểm tra, giám sát và giao nhiệm vụ cho người làm công việc vệ sinh/ Cleaning team management: supervise, monitor, and assign tasks to cleaning staff
• Quản lý nhóm tài xế: giám sát chặt chẽ lịch trình đi lại của tài xế, giám sát việc OT, km cũng như chi phí phát sinh sao cho phù hợp
• Driver team management: Closely monitor drivers’ travel schedules, oversee overtime, mileage, and expenses incurred to ensure they are appropriate
• Quản lý nhóm bảo vệ: theo dõi, phân công công việc. Phối hợp với bảo vệ trong việc ghi nhận thông tin sự việc phát sinh trong ngày-phối hợp xử lý các sự cố.
• Security team management: Monitor and assign tasks; coordinate with security staff to record daily incidents and collaborate on issue resolution
• Quản lý khu vực nhà bếp: Theo dõi các trang thiết bị, yêu cầu mua mới hoặc sửa chữa cho phù hợp. đề xuất mua 1 số gia vị/ đồ dùng nhằm đáp ứng nhu cầu ăn trưa cho cnv (bát, đũa, thìa, gia vị…)
• Canteen/kitchen area management: monitor kitchen equipment; propose purchase or repair as needed; recommend purchasing condiments or utensils to meet employees' lunch needs (e.g., bowls, chopsticks, spoons, seasonings, etc.)
• Theo dõi và đề xuất việc chăm sóc cây cảnh tại công ty (bao gồm cả việc mua thay mới cây, chậu, các loại phân bón…)
• Monitor and propose plant care at the company (including purchasing or replacing plants, pots, fertilizers, etc.)
• liên hệ đơn vị thu gom rác sinh hoạt, rác công nghiệp, phế liệu, phuy rỗng để xử lý kho nhà rác của công ty
• Coordinate with service providers for the collection of domestic waste, industrial waste, scrap materials, and empty drums to manage the company's waste storage area
• Thực hiện các báo cáo liên quan theo yêu cầu từ cấp trên/ Prepare reports as requested by management.
• Phối hợp với các phòng ban trong các công việc liên quan đến nhân sự và hành chính/ Coordinate with other departments on tasks related to HR and administration.
• Tham gia xây dựng và cải tiến các quy trình nhân sự – hành chính/ Participate in the development and improvement of HR–administrative processes.
• Làm việc với cơ qua nhà nước khi có thanh tra, kiểm tra như: Cơ quan PCCC, bảo hiểm, thuế…/ Liaise with government agencies during inspections or audits (e.g., fire safety department, social insurance, tax authorities, etc.).
• Công việc hậu cần như: Bảo quản máy pha cf, vệ sinh sạch sẽ để máy luôn trong tình trạng hoạt động tốt. Hỗ trợ mua trà, cf…cho khách/ Handle logistical tasks such as maintaining the coffee machine in good working condition and ensuring cleanliness; assist with purchasing tea, coffee for guests.
• Đặt cơm trưa cho khách khi sếp yêu cầu/ Order lunch for guests upon the director’s request.
• Hỗ trợ đặt hoa khai trương/ phúng điếu…theo yêu cầu từ cấp trên/ Support with ordering flowers for grand openings, funerals., as requested by management.
• Một số những công việc phát sinh khác/ Perform other ad hoc tasks as assigned.

5. Thực hiện báo cáo/ Reporting Tasks:

• Báo cáo tình hình nhân sự định kỳ (tháng, quý, năm)/ Prepare periodic HR reports (monthly, quarterly, annually)
• Chuẩn bị các báo cáo cho cơ quan nhà nước theo quy định: Báo cáo lao động VN, Nước ngoài; Báo cáo tiền lương, tình hình tham gia bhxh tại cty…/ Support reporting requirements for government authorities.